STADGAR FÖR SÖDERSLÄTT SCHACKSÄLLSKAP

STADGAR

Söderslätt Schacksällskap

Org.nr 802547-0306

Trelleborg

Antagna vid konstituerande mötet 28 november 2023

Reviderade vid ordinarie årsmöte 12 mars 2026

Dessa stadgar ersätter samtliga tidigare versioner av Söderslätt Schacksällskaps stadgar. Revidering beslutad av ordinarie årsmöte 2026-03-12 med 2/3 majoritet.

1 Kap – Allmänna bestämmelser

§ 1  Ändamål

Söderslätt Schacksällskap (nedan förkortat SS) är en ideell förening vars ändamål är att bedriva schackverksamhet i enlighet med Sveriges Schackförbunds (SSF) stadgar, reglementen, tävlingsbestämmelser och övriga regelverk, däribland Värdegrund och uppförandekod.

Föreningen ska särskilt främja barn och ungas delaktighet, jämställdhet och inkluderande verksamhet. Schackverksamheten ska vara tillgänglig för alla oavsett ålder, kön eller bakgrund.

Föreningen får bedriva utvecklingsprojekt med syfte att ta fram metoder och modeller som kan spridas lokalt, regionalt och nationellt.

§ 2  Föreningens namn m.m.

Föreningens fullständiga namn är Söderslätt Schacksällskap.

Föreningens organisationsnummer är 802547-0306.

Föreningen har sin hemort i Trelleborgs kommun.

§ 3  Sammansättning och tillhörighet

Föreningen består av de fysiska personer som beviljats medlemskap.

Föreningen är ansluten till Sveriges Schackförbund (SSF) och därigenom till FIDE, ECU och NSF. Föreningen är genom SSF även ansluten till Skånes Schackförbund (SkSF).

Föreningen är skyldig att i tillämpliga delar följa ovan nämnda organisationers stadgar, tävlingsregler och fattade beslut.

Föreningen ska verka för att styrelse, valberedning och övriga organ har en sammansättning som präglas av mångfald, jämställdhet och ungdomsrepresentation.

§ 4  Beslutande organ

Föreningens beslutande organ är årsmötet, extra årsmöte och styrelsen.

§ 5  Verksamhets- och räkenskapsår

Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår omfattar kalenderåret, 1 januari – 31 december.

§ 6  Firmateckning

Föreningens firma tecknas av en ordförande ensam.

Styrelsen har rätt att delegera firmateckningsrätten. Delegerad firmateckning ska beslutas av styrelsen och dokumenteras i styrelseprotokoll. Den som fått delegerad firmateckningsrätt ska fortlöpande återrapportera till styrelsen.

§ 7  Stadgeändring

För ändring av dessa stadgar krävs beslut av ordinarie eller extra årsmöte med minst 2/3 av antalet avgivna röster.

Förslag till stadgeändring får skriftligen lämnas av såväl enskild medlem som styrelsen, och ska vara styrelsen tillhanda senast fyra veckor före det årsmöte som ska behandla förslaget.

§ 8  Upplösning av föreningen

Föreningen får inte upplösas så länge minst fem medlemmar vill fortsätta verksamheten.

För upplösning krävs beslut av ordinarie årsmöte med minst 2/3 av antalet avgivna röster vid två på varandra följande ordinarie årsmöten, hållna med minst sex månaders mellanrum.

I beslut om upplösning ska anges hur föreningens tillgångar ska användas till ett schackfrämjande ändamål samt var handlingar m.m. ska arkiveras. Beslutet ska omedelbart skickas till SSF.

2 Kap – Föreningens medlemmar

§ 1  Medlemskap

Alla personer som vill stödja föreningens ändamål har rätt att beviljas medlemskap. Ansökan om medlemskap får avslås endast om det kan antas att sökanden kommer att motarbeta föreningens ändamål, SSF:s värdegrund och uppförandekod, eller på annat sätt skada föreningens intressen.

Medlemskap beviljas av styrelsen eller av den som styrelsen delegerat beslutanderätten till. Beslut att avslå ansökan ska fattas av styrelsen. Sökanden ska dessförinnan ha beretts tillfälle att yttra sig, dock minst 14 dagar.

§ 2  Medlems rättigheter och skyldigheter

Medlem ska:

• följa föreningens stadgar och beslut fattade av styrelsen eller andra beslutande organ;
• betala fastställd medlemsavgift och övriga avgifter;
• acceptera att föreningen behandlar personuppgifter i enlighet med 2 kap. § 6 (Personuppgiftsbehandling) i dessa stadgar;
• följa SSF:s stadgar, tävlingsregler och värdegrund samt uppförandekod.

Medlem har rätt att:

• delta i sammankomster anordnade för medlemmarna;
• delta i föreningens verksamhet på lika villkor;
• ta del av information om föreningens angelägenheter i den utsträckning detta inte skadar föreningens intressen.

§ 3  Utträde

Medlem som önskar utträda ska skriftligen anmäla detta till styrelsen. Har förfallna avgifter inte betalats beslutar styrelsen om dessa ska erläggas.

Om en medlem inte betalat medlemsavgift under två på varandra följande år, får föreningen besluta om medlemskapets upphörande. Personen ska underrättas om att medlemskapet upphört.

§ 4  Uteslutning m.m.

Styrelsen kan varna, stänga av eller utesluta en medlem som:

• utan giltig anledning underlåtit att betala fastställda avgifter;
• brutit mot föreningens stadgar eller beslut;
• brutit mot SSF:s värdegrund och uppförandekod;
• på annat sätt motarbetat eller skadat föreningens verksamhet eller intressen.

Beslut om uteslutning eller varning ska fattas av styrelsen. Berörda person ska beredas tillfälle att yttra sig inom minst 14 dagar. I beslutet ska skälen redovisas och överklagandemöjligheter anges. Beslutet ska skickas till personen inom tre dagar.

Uteslutning gäller tills vidare. Tidsbegränsad uteslutning får som mest omfatta sex månader.

§ 5  Överklagande

Beslut om att vägra medlemskap, om varning eller uteslutning, eller om medlemskapets upphörande får överklagas till SSF inom den tid SSF bestämmer.

§ 6  Personuppgiftsbehandling

Föreningen behandlar personuppgifter om sina medlemmar med stöd av att behandlingen är nödvändig för att fullgöra de rättigheter och skyldigheter som följer av medlemskapet (rättslig grund: fullgörande av avtal/stadgar).

De personuppgifter som behandlas är namn, adress, e-postadress, telefonnummer samt övrig kontaktinformation som är nödvändig för att administrera medlemskapet.

Personuppgifterna används för att administrera och fullgöra medlemskapet, sköta föreningens kommunikation med medlemmen, samt uppfylla föreningens skyldigheter gentemot SSF och andra organisationer som föreningen är ansluten till.

Varje medlem har rätt att begära tillgång till, rättelse av eller radering av sina personuppgifter i den utsträckning detta är förenligt med gällande dataskyddslagstiftning. Begäran riktas skriftligen till styrelsen.

3 Kap – Årsmöte

§ 1  Tidpunkt och kallelse

Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, ska hållas före utgången av mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer.

Kallelse till årsmötet ska av styrelsen senast tre veckor före mötet tillhandahållas medlemmarna. Kallelsen ska även publiceras på föreningens hemsida och i föreningens digitala kommunikationskanaler. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning, ska detta anges i kallelsen.

Verksamhetsberättelse, bokslut, revisorernas berättelse, verksamhetsplan med ekonomisk plan samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande ska finnas tillgängliga senast en vecka före årsmötet.

§ 2  Förslag till ärenden

Såväl enskild medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmötet. Förslag från enskild medlem (motion) ska vara styrelsen tillhanda senast fyra veckor före årsmötet. Styrelsen ska avge skriftligt yttrande över motionerna.

§ 3  Sammansättning och beslutsförhet

Årsmötet består av närvarande röstberättigade medlemmar. Mötet är beslutsmässigt med de röstberättigade som är närvarande. Röstning via ombud är inte tillåten.

§ 4  Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt

För rösträtt på årsmötet krävs att:

• medlemmen under mötesåret fyller lägst 12 år;
• medlemskap har beviljats minst två månader före mötet;
• förfallna medlemsavgifter har betalats senast två månader före mötet.

Varje röstberättigad medlem har en röst. Icke röstberättigad medlem har yttrande- och förslagsrätt. Icke-medlem kan väljas till styrelseuppdrag men har inte rösträtt.

§ 5  Ärenden vid årsmötet

Vid ordinarie årsmöte ska följande behandlas och protokollföras:

1. Fastställande av röstlängd.
2. Val av ordförande och sekreterare för mötet.
3. Val av protokolljusterare och rösträknare.
4. Fråga om kallelse skett i behörig ordning.
5. Fastställande av föredragningslista.
6. Styrelsens verksamhetsberättelse med bokslut för föregående verksamhetsår.
7. Revisorns berättelse.
8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen.
9. Fastställande av medlemsavgifter för kommande verksamhetsår.
10. Fastställande av verksamhetsplan och budget för kommande verksamhetsår.
11. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner.
12. Val av ordföranden (2 st.) för en tid av ett år.
13. Val av kassör, sekreterare och ledamöter.
14. Val av revisor.
15. Val av valberedning.
16. Övriga ärenden som anmälts under punkt 5 och tagits upp i kallelsen.

§ 6  Valbarhet

Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem i föreningen. Revisor ska vara oberoende av styrelsen.

§ 7  Extra årsmöte

Styrelsen kan kalla till extra årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst en tiondel av föreningens röstberättigade medlemmar skriftligen begär det med angivande av skäl.

Extra årsmöte ska utlysas inom 14 dagar och hållas inom två månader från erhållen begäran. Kallelse ska tillhandahållas senast sju dagar före mötet. Vid extra årsmöte får endast de frågor som anges i föredragningslistan behandlas.

§ 8  Beslut och omröstning

Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller, om det begärs, genom omröstning. Med undantag för stadgeändring och upplösning avgörs alla frågor med enkel majoritet.

Val avgörs genom relativ majoritet. Övriga beslut kräver absolut majoritet. Vid lika röstetal i andra frågor än val gäller det förslag ordföranden biträder – om ordförandena är två och eniga; annars bordläggs frågan. Vid lika röstetal i val avgör lotten.

Omröstning sker öppet, om inte sluten omröstning begärs av röstberättigad.

4 Kap – Valberedningen

§ 1  Sammansättning

Valberedningen ska bestå av minst en ledamot, vald av årsmötet för ett år i taget. Valberedningen ska bland sina ledamöter utse en sammankallande.

§ 2  Åligganden

Valberedningen ska bereda valen inför kommande årsmöte och löpande följa styrelsens och revisorns arbete.

Senast två månader före årsmötet ska valberedningen tillfråga de vars mandattid löper ut om de vill kandidera för ytterligare en period. Valberedningens förslag ska meddelas röstberättigade medlemmar senast tre veckor före mötet.

5 Kap – Revision

§ 1  Revisorer och revision

Föreningens räkenskaper och förvaltning ska granskas av den revisor som årsmötet utsett. Revisorn ska vara oberoende av dem som granskas.

Revisorn har rätt att löpande ta del av föreningens räkenskaper, protokoll och övriga handlingar. Räkenskaperna för det senaste verksamhetsåret ska vara revisorn tillhanda senast en månad före årsmötet.

Revisorn ska granska styrelsens räkenskaper och förvaltning och överlämna revisionsberättelse med tillstyrkan eller avstyrkan av ansvarsfrihet senast 14 dagar före årsmötet.

6 Kap – Styrelsen

§ 1  Sammansättning

Styrelsen ska bestå av:

• Två ordföranden
• Kassör
• Sekreterare
• Tre ledamöter

Styrelsen ska inom sig vid behov utse ytterligare befattningshavare. Styrelsen får utse adjungerad ledamot med yttrande- och förslagsrätt men utan rösträtt.

§ 2  Styrelsens åligganden

Styrelsen är föreningens beslutande organ när årsmötet inte är samlat och ansvarar för föreningens angelägenheter.

Det åligger styrelsen särskilt att:

• se till att föreningen följer gällande lagar och bindande regler, inklusive SSF:s stadgar och uppförandekod;
• verkställa av årsmötet fattade beslut;
• planera, leda och fördela arbetet inom föreningen;
• förvalta föreningens medel och tillgångar;
• upprätta verksamhetsberättelse och bokslut;
• informera medlemmarna om föreningens angelägenheter;
• förbereda och kalla till årsmöte.

Ordförandena leder styrelsens arbete gemensamt och bevakar att styrelsen fullgör sina uppgifter. De två ordförandena delar på ansvaret och agerar normalt i enighet. Vid brådskande ärenden, där den ene ordföranden inte kan nås inom rimlig tid, kan den andre ordföranden ensam fatta nödvändiga beslut och ska omedelbart informera övrig styrelse om åtgärden.

§ 3  Kallelse, beslutsförhet och omröstning

Styrelsen sammanträder på kallelse av ordförandena. Ordförandena är skyldiga att kalla till sammanträde när minst två ledamöter begär det.

Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och minst hälften är närvarande. För beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är eniga.

Vid omröstning har varje ledamot en röst. De båda ordförandena har var sin röst. Vid lika röstetal har ordförandena gemensam utslagsröst, förutsatt att de är eniga om utfallet. Om ordförandena är oense vid lika röstetal bordläggs ärendet till nästa sammanträde.

Vid sammanträde ska protokoll upprättas. Protokollet ska undertecknas av mötesordföranden och sekreteraren. Avvikande mening ska antecknas.

§ 4  Beslut utanför möte

Nytt 2026: Möjliggör styrelsebeslut via e-post, telefon och digitala kommunikationsverktyg (t.ex. Google Workspace). Minskar behovet av fysiska möten för löpande ärenden.

Ordförandena får besluta att ärende ska avgöras utanför ordinarie sammanträde, s.k. beslut per capsulam. Sådant beslut kan fattas via:

• e-post;
• telefonsamtal eller videokonferens;
• digitala kommunikationsverktyg (t.ex. Google Workspace).

För giltigt beslut utanför möte krävs att:

• samtliga styrelsens ledamöter kallas och bereds tillfälle att yttra sig;
• enkel majoritet av samtliga ledamöter ger sitt bifall.

Vid lika röstetal tillämpas bestämmelsen om utslagsröst i 6 kap. § 3.

Beslut utanför möte ska protokollföras och undertecknas av ordföranden och sekreteraren. Protokollet ska delges samtliga styrelsens ledamöter.

§ 5  Jäv

Nytt 2026: Jävsregeln skyddar föreningen och säkerställer att beslut om t.ex. arvoden och avtal inte fattas av den som berörs. Gäller generellt – inte enbart för enskilda befattningar.

Styrelseledamot är jävig att handlägga och delta i beslut i ärende där:

• ledamoten, ledamotens närstående eller annan som ledamoten företräder har ett ekonomiskt eller personligt intresse i ärendet som kan stå i strid med föreningens intressen; eller
• det annars finns omständigheter som är ägnade att rubba förtroendet för ledamotens opartiskhet.

Jävig ledamot ska:

• självmant anmäla jävet till styrelsen;
• lämna sammanträdesrummet under behandlingen av ärendet;
• inte delta i diskussion eller beslut i ärendet.

Frågan om jäv prövas av de övriga styrelseledamöterna. Jäv hindrar inte ledamoten från att lämna uppgifter i ärendet om detta begärs.

Beslut i ärenden som rör ersättning till styrelseledamöter – inklusive arvoden, projekt- eller uppdragsersättning – kräver att berörda ledamöter lämnar sammanträdet och inte deltar i beslutet.

§ 6  Överlåtelse av beslutanderätten

Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller grupper av ärenden till kommitté, annat organ eller till enskild person. Sådana uppdrag kan gälla för viss tid eller tills vidare.

Den som fattat beslut med stöd av delegering ska fortlöpande informera styrelsen om fattade beslut.

§ 7  Ekonomiska regler

Kassörens rapporteringsplikt: Kassören ska vid behov och obligatoriskt inför varje ordinarie årsmöte rapportera föreningens ekonomiska ställning till styrelsen. Rapporten ska innehålla aktuellt saldo, in- och utbetalningar samt avvikelser mot budget.

Mottagande av bidrag: Innan föreningen accepterar ett externt bidrag ska styrelsen fatta ett formellt beslut. Beslutet ska dokumentera bidragets ändamål, belopp, bidragsgivarens villkor och vem i föreningen som är ansvarig för genomförandet.

Redovisning av projektbidrag: Projektbidrag ska hanteras och redovisas separat per projekt. Projektmedel får inte sammanblandas med föreningens ordinarie medel. Styrelsen ansvarar för att redovisning sker i enlighet med bidragsgivarens krav och villkor.

Attestordning: Styrelsen fastställer en attestordning som reglerar rätten att attestera utbetalningar och ingå avtal för föreningens räkning. Attestordningen ska fortlöpande hållas aktuell och finnas tillgänglig för kassör och revisor.

7 Kap – Övriga föreningsorgan

§ 1  Kommittéer och projekt

Föreningen kan för sin verksamhet ha kommittéer, projektgrupper och sektioner med uppdrag som fastställs av styrelsen.

§ 2  Instruktioner

Styrelsen ska i särskild instruktion fastställa de befogenheter och skyldigheter som underliggande organ har, samt hur återrapportering till styrelsen ska ske.

§ 3  Budget och verksamhetsplan

Respektive organ ska upprätta förslag till budget och verksamhetsplan för nästföljande verksamhetsår. Budget och plan ska ges in till styrelsen för godkännande på tid som styrelsen bestämmer.

Godkänt av ordinarie årsmöte

Dessa stadgar är antagna av ordinarie årsmöte 2026-03-12 med 2/3 majoritet och gäller från och med mötets avslutande.