STADGAR FÖR SÖDERSLÄTT SCHACKSÄLLSKAP

Rekommenderad stadgemall för SSF-föreningar
(Fastställd av SSF:s kongress den 30 juni 2024)

1 Kap

Allmänna bestämmelser

1 § Ändamål
Föreningen har som ändamål att bedriva schackverksamhet i enlighet med Sveriges Schackförbunds (SSF) stadgar, reglementen, tävlingsbestämmelser och övriga regelverk, däribland Värdegrund och uppförandekod.

2 § Föreningens namn m.m.
Föreningens fullständiga namn är Söderslätt schacksällskap (Föreningen).
Föreningens organisationsnummer är 802547-0306.
Föreningen har sin hemort i Trelleborg kommun.

3 § Sammansättning, tillhörighet m.m.
Föreningen består av de fysiska personer som har beviljats medlemskap i Föreningen.

Föreningen är medlem i SSF och är därigenom även ansluten till Internationella Schackförbundet, (FIDE), dels Europeiska Schackunionen (ECU) och Nordiska Schackförbundet (NSF). Genom medlemskapet i SSF är föreningen även ansluten till Skånes schackförbund (DSF).

Föreningen är skyldig att, i tillämpliga delar följa ovan nämnda organisationers stadgar, tävlingsregler och fattade beslut.

Föreningen ska verka för att styrelsen, valberedningen, kommittéer och andra organ får sådan sammansättning att mångfald inklusive jämställdhet mellan kvinnor och män nås och att ungdomar ingår.

På begäran av SSF och dess olika organ är Föreningen skyldig att på begäran lämna efterfrågade uppgifter och dokument.

4 § Beslutande organ
Föreningens beslutande organ är årsmötet, extra årsmöte och styrelsen.

5 § Verksamhets- och räkenskapsår
Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår omfattar tiden fr.o.m. den 1 januari t.o.m. den 31 december.

6 § Firmateckning
Föreningens firma tecknas av styrelsen gemensamt.

Styrelsen har rätt att delegera firmateckningsrätten till två styrelseledamöter gemensamt eller till en eller flera särskilt utsedda personer.

Den som genom delegation fått rätt att företräda Föreningen ska återrapportera till styrelsen.

7 § Stadgeändring
För ändring av dessa stadgar krävs beslut av årsmöte med minst 2/3 av antalet lämnade röster.

Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen lämnas av såväl medlem som styrelsen.

8 § Upplösning av Föreningen
För upplösning av Föreningen krävs beslut av årsmöte med minst 2/3 av antalet avgivna röster vid två på varandra följande årsmöten, varav ett ordinarie årsmöte, hållna med minst sex månaders mellanrum.

I beslut om upplösning av Föreningen ska anges dels att Föreningens tillgångar ska användas till ett av Föreningen bestämt schackfrämjande ändamål, dels var den upplösta Föreningens handlingar m.m. ska arkiveras, t.ex. hos SSF, i folkrörelsearkiv eller motsvarande.

Beslutet, tillsammans med kopia av årsmötets protokoll, revisionsberättelse samt balans- och resultaträkningar, ska omedelbart skickas till SSF.

2 Kap

Föreningens medlemmar

1 § Medlemskap
Alla personer som vill stödja Föreningens ändamål har rätt att beviljas medlemskap. Ansökan om medlemskap får avslås endast om det kan antas att sökanden kommer att motarbeta Föreningens ändamål, SSF:s värdegrund och uppförandekod eller på annat sätt skada Föreningens intressen.

Medlemskap beviljas av styrelsen eller av den som styrelsen delegerat beslutanderätten till. Medlemskapet gäller tills vidare såvida inte annat beslutats av föreningen.

Beslut att avslå medlemsansökan ska fattas av styrelsen. Innan sådant beslut fattas ska personen i fråga ges tillfälle att inom viss tid, minst 14 dagar, yttra sig över de omständigheter som är anledningen till att medlemskapet ifrågasätts.

I beslut att avslå medlemsansökan ska skälen redovisas samt anges vad den medlemssökande ska iaktta för att överklaga beslutet. Beslutet ska inom tre dagar från dagen för beslutet skriftligen skickas till den som fått avslag på medlemsansökan.

2 § Medlems rättigheter och skyldigheter
Medlem

• ska följa Föreningens stadgar och beslut som fattats av styrelsen eller andra beslutande föreningsorgan samt följa i 1 kap. 3 § nämnda organisationers stadgar, tävlingsregler och beslut,
• ska i förekommande fall betala medlemsavgift och andra avgifter som beslutats av Föreningen,
• accepterar genom sitt medlemskap att Föreningen behandlar personuppgifter för ändamålet föreningsadministration i enlighet med gällande föreningsstadgar,
• har rätt att få information enligt gällande dataskyddslagstiftning om den personuppgiftsbehandling som medlemskapet i Föreningen medför,
• godkänner genom sitt medlemskap att Föreningen får behandla personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig verksamhet i enlighet med vid var tid gällande föreningsstadgar och i enlighet med eventuella övriga villkor för behandling av personuppgifter som beslutats av Föreningen,
• har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna,
• har rätt till information om Föreningens angelägenheter i den utsträckning som följer av 6 kap. 2 §,
• har inte rätt att ta del av Föreningens behållning eller egendom vid upplösning av Föreningen.

3 § Medlems deltagande i föreningens verksamhet
Medlem har rätt att delta i Föreningens verksamhet under de former som är vedertagna inom schacket och på samma villkor som gäller för övriga medlemmar. Föreningen har dock rätt att uppställa särskilda villkor för utövande av vissa uppdrag.

Vid deltagande i tävling eller uppvisning representerar medlem Föreningen. Föreningen bestämmer förutsättningarna för medlemmens deltagande i tävling eller uppvisning.

Är arrangören av tävlingen eller uppvisningen inte ansluten till SSF, får medlemmen delta endast med godkännande av Föreningen. Föreningen har rätt att i rekryteringssyfte arrangera tävlingar med deltagande även av icke-medlem.

4 § Utträde
Medlem, som önskar utträda ur Föreningen, ska skriftligen anmäla detta. Har medlem vid sådant utträde inte betalat föreskrivna avgifter till Föreningen, bestämmer styrelsen om de ska betalas eller inte.

Om medlem inte betalat medlemsavgift under två på varandra följande år, får Föreningen besluta om medlemskapets upphörande.

Om inte annat beslutas upphör medlemskapet enligt första eller andra stycket när medlemmen avförs från medlemsförteckningen. Personen ska underrättas om att medlemskapet har upphört.

5 § Uteslutning m.m.
Medlem får, utan iakttagande av 4 § andra stycket, uteslutas om medlemmen, trots påminnelse, har försummat att betala medlemsavgiften eller andra av Föreningen beslutade avgifter. Medlem får också uteslutas om medlemmen motarbetat Föreningens verksamhet eller ändamål, brutit mot SSF:s värdegrund och uppförandekod, Föreningens stadgar, eller på annat sätt skadat Föreningens intressen.

Uteslutning gäller tills vidare. Beslut om uteslutning får dock begränsas till att omfatta viss tid. Sådan tidsbegränsad uteslutning får som mest omfatta sex månader från beslutsdagen.

Om tillräckliga skäl för uteslutning inte föreligger får Föreningen i stället meddela medlemmen en varning.

Beslut om uteslutning eller varning ska fattas av styrelsen. Sådant beslut får inte fattas utan att medlemmen inom viss av styrelsen angiven tid, minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig över de omständigheter som föranlett att medlemskapet ifrågasätts.

I beslut om uteslutning eller varning ska skälen redovisas samt anges vad medlemmen ska iaktta för att överklaga beslutet. Beslutet ska inom tre dagar från dagen för beslutet skickas till medlemmen.

6 § Överklagande
Beslut om att vägra medlemskap, medlemskapets upphörande eller varning får överklagas till SSF.

7 § Medlemskapets upphörande
Beslut om upphörande av enskilds medlemskap gäller inte förrän klagotiden har utgått, eller när beslut överklagats, ärendet blivit slutligt avgjort.

3 Kap

Årsmöte

1 § Tidpunkt och kallelse
Årsmötet, som är Föreningens högsta beslutande organ, ska hållas före utgången av mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer.

Kallelse till årsmötet och förslag till föredragningslista ska av styrelsen senast tre veckor före mötet tillhandahållas medlemmarna på sätt styrelsen bestämt. Vidare ska kallelse och förslag till föredragningslista publiceras på Föreningens hemsida och, i förekommande fall, anslås i klubblokal eller på annan lämplig plats. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av Föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för Föreningen eller dess medlemmar ska det anges i kallelsen.

Verksamhetsberättelse, årsredovisning/årsbokslut, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med ekonomisk plan samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande ska finnas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före årsmötet. I kallelsen ska anges var dessa handlingar finns tillgängliga.

2 § Förslag till ärenden att behandlas av årsmötet
Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmötet. Förslag från medlem (motion) ska vara styrelsen tillhanda senast fyra veckor före årsmötet. Styrelsen ska till årsmötet avge skriftligt yttrande över motionerna.

3 § Sammansättning och beslutsförhet
Årsmöte består av närvarande röstberättigade medlemmar. Vid förhinder får medlemmen företrädas av ombud. Ombud får enbart företräda en medlem. Vårdnadshavare har dock alltid rätt att företräda sina omyndiga barn.

Mötet är beslutsmässigt med de röstberättigade medlemmar och ombud som är närvarande på mötet.

4 § Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt på årsmötet
För att vara röstberättigad på årsmöte krävs:

• att medlemmen under mötesåret fyller lägst 12 år;
• att medlemskap har beviljats minst två månader före årsmötet; och
• att förfallna medlemsavgifter har betalats senast två månader före årsmötet.

Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet.

5 § Ärenden vid årsmötet
Vid årsmötet ska följande behandlas och protokollföras:

1. Fastställande av röstlängd för mötet.
2. Val av ordförande och sekreterare för mötet.
3. Val av protokolljusterare och rösträknare.
4. Fråga om medlemmarna har kallats till årsmötet på rätt sätt och inom rätt tid.
5. Fastställande av föredragningslista.
6. Styrelsens verksamhetsberättelse med årsredovisning/årsbokslut för det senaste verksamhets-/räkenskapsåret.
7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/räkenskapsåret.
8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid som revisionen avser.
9. Fastställande av medlemsavgifter för kommande verksamhetsår.
10. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av ekonomisk plan för kommande verksamhets-/räkenskapsår.
11. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner.
12. Val av a) Föreningens ordförande för en tid av ett år; b) halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av två år; c) minst en revisor jämte suppleanter (ersättare) för en tid av ett år. I detta val får inte styrelsens ledamöter delta; d) två ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, av vilka en ska utses till ordförande; samt e) ombud till möten där Föreningen har rätt att vara representerad genom ombud.
13. Eventuella övriga frågor som anmälts under punkt 5. Beslut i fråga av större ekonomisk eller annan avgörande betydelse för Föreningen eller medlemmarna får inte fattas om den inte varit med i kallelsen till mötet.

6 § Valbarhet
Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av Föreningen. Arbetstagare inom Föreningen får dock inte väljas till ledamot i styrelsen, valberedningen eller till revisor eller revisorssuppleant i Föreningen.

7 § Extra årsmöte
Styrelsen får kalla medlemmarna till extra årsmöte.

Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst en tiondel av Föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Sådan begäran ska vara skriftlig och innehålla skälen för begäran.

När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte ska den inom 14 dagar utlysa sådant möte att hållas inom två månader från erhållen begäran. Kallelse med förslag till föredragningslista för extra årsmöte ska senast sju dagar före mötet tillhandahållas medlemmarna på sätt styrelsen bestämt. Vidare ska kallelse och förslag till föredragningslista publiceras på Föreningens hemsida och, i förekommande fall, anslås i klubblokal eller på annan lämplig plats.

Underlåter styrelsen att utlysa eller kalla till extra årsmöte får de som begärt ett extra årsmöte vidta åtgärder enligt föregående stycke.

Vid extra årsmöte får endast den eller de frågor som angetts i förslaget till föredragningslista behandlas.

8 § Beslut och omröstning
Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering).

Med undantag för de i 1 kap. 7 § första stycket och 1 kap. 8 § nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet. Enkel majoritet kan vara antingen absolut eller relativ.

Val avgörs genom relativ majoritet. Med relativ majoritet menas att den (de) som erhållit högsta antalet röster är vald (valda) oberoende av hur dessa röster förhåller sig till antalet lämnade röster.

För beslut i andra frågor än val krävs absolut majoritet, vilket innebär mer än hälften av antalet lämnade röster.

Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det ska dock val ske slutet.

Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet, om ordföranden är röstberättigad. Är mötesordföranden inte röstberättigad avgör lotten. Vid val ska i händelse av lika röstetal lotten avgöra.

9 § Ikraftträdande
Beslut fattade av årsmöte gäller från årsmötets avslutande om inte annat beslutas.

4 Kap

Valberedningen

1 § Sammansättning
Valberedningen ska bestå av ordförande och två övriga ledamöter valda av årsmötet. Alternativt kan styrelsen fungera som valberedning.

Valberedningen ska bland sina ledamöter utse en vice ordförande.

Valberedningen ska sammanträda när ordföranden eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer.

2 § Åligganden
Valberedningen ska bereda valen inför kommande årsmöte, och ska i detta arbete fortlöpande under verksamhetsåret följa styrelsens och revisorernas arbete.

Valberedningen ska senast två månader före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid går ut vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandatperiod. Därefter ska valberedningen informera medlemmarna om vilka som avböjt omval. Valberedningen ska upplysa medlemmarna om att de har rätt att inkomma med förslag på kandidater.

Senast tre veckor före årsmötet ska valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag, samt meddela namnen på de personer som i övrigt har föreslagits inför valberedningen.

Innan kandidatnominering påbörjas på årsmötet ska valberedningen meddela sina förslag beträffande de val som nomineringen avser.

De som ingår i valberedningen får inte obehörigen röja vad de i denna egenskap fått kännedom om.

5 Kap

Revision

1 § Revisorer och revision
Föreningens räkenskaper och förvaltning ska årligen granskas av de revisorer som årsmötet utsett.

Revisorerna ska vara oberoende av dem som de har att granska.

Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av Föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar.

Föreningens räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret ska vara revisorerna tillhanda senast en månad före årsmötet.

Revisorerna ska granska styrelsens räkenskaper och förvaltning för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet.

6 Kap

Styrelsen

1 § Sammansättning
Styrelsen ska bestå av ordförande samt minst fyra övriga ledamöter.

Styrelsen ska inom sig utse vice ordförande och de övriga befattningshavare som behövs.

Styrelsen får utse adjungerad ledamot. Sådan ledamot har yttrande- och förslagsrätt men inte rösträtt. Adjungerad ledamot får utses till befattning inom styrelsen.

2 § Styrelsens åligganden
När årsmöte inte är samlat är styrelsen Föreningens beslutande organ och ansvarar för Föreningens angelägenheter.

Styrelsen ska – inom ramen för SSF:s stadgar – ansvara för Föreningens verksamhet samt tillvarata medlemmarnas intressen.

Det åligger styrelsen särskilt att

• se till att Föreningen följer gällande lagar och andra bindande regler, däribland att i förekommande fall begära att belastningsregisterutdrag visas upp enligt SSF:s stadgar,
• verkställa av årsmötet fattade beslut,
• planera, leda och fördela arbetet inom Föreningen och för detta utarbeta arbetsordning och instruktioner för underliggande föreningsorgan samt hos SSF uppdatera kontaktuppgifter,
• ansvara för och förvalta Föreningens medel,
• fortlöpande informera medlemmarna om Föreningens angelägenheter i den utsträckning detta inte kan skada Föreningens intressen,
• tillställa revisorerna räkenskaper m.m. enligt 5 kap. 1 §, och
• förbereda årsmöte.

Ordföranden ska leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter enligt Föreningens stadgar och övriga för Föreningen bindande regler och beslut. Har ordföranden förhinder ska vice ordföranden träda in i ordförandens ställe.

Styrelsen ska besluta om fördelning av arbetsuppgifterna genom en särskild upprättad arbetsordning.

3 § Kallelse, beslutsförhet och omröstning
Styrelsen ska sammanträda på kallelse av ordföranden. Ordföranden är skyldig att kalla till sammanträde då minst två ledamöter har begärt det. Underlåter ordföranden att utfärda kallelse får de som begärt sammanträdet kalla till det.

Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud.

Ordföranden får besluta att ärende ska avgöras genom skriftlig omröstning (beslut per capsulam) eller vid telefonsammanträde eller med hjälp av annan teknisk utrustning.

Vid sammanträde eller beslutsfattande enligt föregående stycke ska protokoll upprättas. Protokoll ska undertecknas av mötesordföranden och utsedd protokollssekreterare. Avvikande mening ska antecknas i protokollet.

4 § Överlåtelse av beslutanderätten
Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till kommitté eller annat organ eller till enskild medlem, anställd eller annan utsedd person. Sådana uppdrag kan gälla för viss tid eller tills vidare.

Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande enligt föregående stycke ska fortlöpande underrätta styrelsen härom.

7 Kap

Övriga föreningsorgan

1 § Kommittéer och andra underliggande föreningsorgan
Kommittéer för verksamheten delegeras till styrelsen.

2 § Instruktioner
Styrelsen ska, i särskild instruktion eller på annat lämpligt sätt, fastställa de befogenheter och skyldigheter som de underliggande organen har samt hur återrapportering till styrelsen ska ske.

3 § Budget och verksamhetsplan
Kommitté för respektive verksamhet ska upprätta förslag till budget och verksamhetsplan för sektionen/kommittén att gälla under nästföljande verksamhetsår. Budget och plan ska ges in till styrelsen för godkännande på tid som den bestämmer. Styrelsen gör de ändringar i budgeten och planen som bedöms vara nödvändiga med hänsyn till Föreningens skyldigheter i olika hänseenden, Föreningens ekonomiska ställning eller den väntade utvecklingen av verksamheten.